Кадровики обменялись опытом цифровизации

Всероссийский форум организовал Московский физико-технический институт (Физтех). Для участия зарегистрировались более 100 руководителей из различных вузов России, интересующихся темой цифровизации HR-функций.

– В цифровизации HR-функций российские вузы мыслят примерно одинаково. Отличается скорость реализации различных идей, – уверена Анна Шипилова, начальник управления по работе с персоналом Тольяттинского госуниверситета.

Тольяттинский госуниверситет набирает эту скорость, не только оцифровывая отдельные сервисы, упрощающие взаимодействие сотрудников и структурных подразделений ТГУ, но и комплексно подходя к вопросу организации труда, как это было сделано с процессом «Сопровождение студентов». Сейчас в ТГУ обучается более 19 тысяч студентов из 22 стран и 85 регионов России. Это стало возможным благодаря реализации проекта ТГУ «Росдистант» (РД) – высшее образование онлайн.

– Прогнозируя рост контингента, обучающихся онлайн, мы должны были полностью изменить подходы к вопросу сопровождения студентов – так из самостоятельных учебных частей институтов мы создали одну структуру – объединённый деканат, работающий по принципу единого окна. Его сотрудники вносят первичную информацию в базу данных и извлекают информацию из неё. Чтобы новая структура работала исправно, необходимо было обеспечить достоверность информации в базе данных и максимально исключить человеческий фактор при внесении данных в информационную систему, – говорит Анна Шипилова.

Для этого были разработаны группы отчётов, помогающие сотрудникам своевременно отследить ошибку в данных, а вся деятельность структурных подразделений, входящих в состав объединённого деканата, до мелочей была расписана в соответствующих регламентах и технологических картах. Система отчетов представляет из себя дашборды, на которых сотрудники в режиме онлайн видят критические ошибки, ошибки и напоминания о необходимости в ближайшее время отработать тот или иной пункт регламента. Ежедневный просмотр работниками отчётов об ошибках позволяет сохранять корректность внесённых данных.

В итоге рост контингента студентов и увеличившаяся сложность работы (почти 80% студентов обучаются по индивидуальных образовательным траекториям) не сказались на численности персонала объединённого деканата. Подготовка индивидуальных планов занимает теперь не один месяц, как было в 2019 году, а один рабочий день; примерно на 35 минут сократилось среднее время обслуживания студентов (сейчас это 10 минут); среднее время выполнения запросов студентов с 2017 года упало с 122,5 часов до 31 часа в 2020 году при том, что общее количество выросло с 1495 до 1690. Поддержку студентов и сотрудников в ТГУ также оказывают посредством книги ректора, онлайн-личных кабинетов, службы поддержки административно-хозяйственного обслуживания («единого окна») на официальном сайте вуза и контакт-центра, усиленного в период пандемии.

Опыт коллег

Опыт цифровизации кадровых процессов, помимо ТГУ, на форуме представили МФТИ, Казанский национальный исследовательский технический университет им. А. Н. Туполева, НИТУ «МИСиС», Северо-Восточный государственный университет и Российский государственный социальный университет.

Схожий с Тольяттинским госуниверситетом подход в автоматизации кадровых и HR-процессов применяют в Национальном исследовательском технологическом университете «​МИСиС» и Российском государственном социальном университете (РГСУ): в вузах работает корпоративный портал (внутренняя социальная сеть) с личными кабинетами для сотрудников и студентов, успешно реализованы сервисы по оперативному заказу необходимых документов, справок и расчётных листов.

При этом в «МИСиС» работают над чат-ботами и роботизируют некоторые процессы личных кабинетов, а в РГСУ развивают портал с внутренними вакансиями и вакансиями от партнёров. В Физтехе реализуется прозрачная и понятная экосистема цифровых HR-процессов, работающая сразу по 7 направлениям и позволяющая новым сотрудникам эффективно адаптироваться, а уже работающему персоналу решать различные рабочие и личные задачи. Казанский национальный исследовательский технический университет им. А.Н. Туполева – площадка для цифровой информационной системы «Управление эффективностью университета», построенная на основе цифровой стратегической карты в соответствии с программой развития вуза. Система помогает руководству университета отслеживать выполнение ключевых целей и задач, динамику показателей эффективности и, тем самым, позволяет не распылять ресурсы университета.

Унифицированная платформа для обмена опытом

Помимо демонстрации успехов, участники форума говорили о насущных проблемах цифровизации, размышляли о перспективе развития цифровых сервисов. Начальник управления по работе с персоналом ТГУ Анна Шипилова предложила коллегам объединиться в вопросе разработки законопроектов, регулирующих удалённую занятость нерезидентов. Сейчас на законодательном уровне успешно решаются вопросы регламентации дистанционной занятости на территории РФ, а вот вопрос возможности дистанционного трудоустройства иностранных граждан, выполняющих работу по месту пребывания, сильно затруднён.