Действующая система управления и ее основные характеристики

В рамках программно-портфельно-проектного подхода для управления ПР ТГУ в 2023 г. впервые была собрана среднесрочная программа реализации (СПР, портфель) ПР ТГУ, представленная в двух сценариях – оптимистичном на три года и пессимистичном на четыре. Она включает 10 политик и 2 стратегических проекта ПР ТГУ и представляет собой 12 взаимосвязанных программ с отдельными подпрограммами, проектами и планами деятельности, а все в целом, с точки зрения единого ресурсного поля, – портфель программ и проектов.

Актуализированная СПР (портфель) ПР ТГУ включает более 150 объектов управления: программы и подпрограммы, проекты, планы деятельности (в 2024 г. – 167 объектов: 23 программы (подпрограммы), 117 проектов, 27 планов деятельности). В этой же логике в единой системе выстраивается управление ПИШ «ГибридТех» ТГУ. При этом программа реализации (портфель) ПР ПИШ в 2024 г. включала 47 объектов управления: 7 подпрограмм, 36 проектов и 4 плана деятельности. И, таким образом, единая программа реализации – портфель программ и проектов ТГУ («Приоритет-2030» + ПИШ) насчитывала в 2024 г. 214 объектов управления, в том числе 153 проекта.

В рамках внедряемого подхода портфель (реестр) проектов с уставами, дорожными картами (контрольные точки и ключевые результаты) формируется на трехлетний период с ежегодной актуализацией. Проекты одной программы могут иметь различную продолжительность (от года до трех лет). Внедрено гибридное управление, сочетающее жесткую регламентацию и гибкие подходы к управлению проектами и программами, позволяющие в зависимости от ситуации проводить актуализацию проектов и программ, при этом сохраняя управляемость и ресурсное обеспечение. Изменение горизонта планирования повлекло необходимость изменения принципов и модели бюджетирования также с переходом на трехлетнее планирование.

Важно, что единый подход к системе управления и мониторинга реализации двух программ развития позволяет исключить двойное финансирование и обеспечивать реализацию двух программ как единой программы развития всего университета. В том числе отработан механизм трансфера проектов из одной программы в другую – как содержательной, так и финансовой составляющей проектов.

В 2023–2024 гг. внедрена и апробирована новая модель мотивации руководителей и исполнителей программ и проектов. По итогам года членами Портфельного комитета оценивается реализация проекта по критериям стратегической и финансовой ценности проекта, уровню неопределенности (риска) и уровню интереса к проекту, результативности реализации проекта, а также степени завершенности проекта; на основании чего рассчитывается объем вознаграждения руководителя и команды проекта.

Ежегодно на обучение проектному менеджменту в системе «СовНет» направляются группы руководителей проектов. А также обучение проектному управлению происходит на базе ИДО «Жигулевская долина» ТГУ по программе «Предпринимательская деятельность. Стратегическое управление проектной деятельностью». Такая практика позволяет снижать риски в управлении проектами развития.

Начиная с 2015 г. в ТГУ ведется мониторинг 15 процессов (от образовательной деятельности до управления закупками) по 128, а начиная с 2017 г. – по 140 показателям, из которых, в зависимости от динамики их изменения, раз в неделю собирается 31 показатель, раз в квартал – 67, раз в полгода – 65 и раз в год – 140.

С целью развития системы управления по показателям Программы развития разработана система контроля и оценки выполнения плана показателей на ежемесячной основе с учетом зонирования фактических результатов. Данный метод подразумевает возможность попадания значения показателя в три зоны: зеленую, красную и желтую, где зеленая зона ограничена усредненным за предыдущие три года помесячным нормированным значением показателя, умноженным на запланированный итог 2024 г.; желтая – допустимым минимальным значением показателя; красная – зона риска, указывающая на опасность невыполнения показателя. Таким образом, внедрен инструмент мониторинга, который позволяет отображать помесячное достижение значений показателей, учитывать их отклонение от плана и корректировать работу по их достижению.

Еще одним инструментом мониторинга стали «витрины показателей». В пилотном режиме в 2024 г. проработаны показатели по доходным НИОКР/грантам, по результатам интеллектуальной собственности (РИД) и по публикационной активности.

Важно, что для каждого объекта определены и фиксируются «уровни готовности»:

• от начала переговоров с заказчиком или инициирования темы для конкурса грантов до заключения договора (победы в конкурсе), а затем до актирования работ и поступления оплаты (витрина доходных НИОКР и грантов); 
• от планирования до публикации статьи (витрина научных публикаций); 
• от выявления РИД до оформления и регистрации объекта интеллектуальной собственности (витрина РИД). 

Витрина показателей состоит из учетной таблицы (база данных) и настраиваемых дашбордов, в которые «подтягиваются» итоговые данные (показатели). В учетной таблице собраны и еженедельно актуализируются данные по каждому объекту: доходному договору на выполнение НИОКР, публикации, РИД. Данные в дашбордах собираются в различных разрезах, в том числе с разделением между ПР ТГУ, реализуемой в рамках программы «Приоритет-2030», и ПР ПИШ «ГибридТех».

В дашборде витрины доходных НИОКТР можно видеть объемы финансирования в 2024, 2025, 2026 гг., включая плановое и фактическое значение, а также недостающий объем для выполнения показателей как двух программ развития в целом, так и раздельно. Это позволяет принимать оперативные решения и исключать дублирование объемов доходных НИОКТР между двумя программами развития. Аналогично реализованы учетные таблицы и дашборды по РИД.

В 2025 г. полученный опыт будет масштабирован на другие показатели.

Процесс полностью реализован в аналоговом виде с использованием систем совместного редактирования документов. Проведена бизнес-аналитика, и сформировано техническое задание на создание Цифровой платформы управления портфелями, программами и проектами «Проектива.портфель». Платформа позволит автоматизировать процесс управления программой реализации программ развития ТГУ и решит ряд проблем, связанных с высокой трудоемкостью формирования документов и управления большим количеством проектов и мероприятий. Предполагается, что разработанная платформа и лежащая в ее основе методология также могут быть отчуждены в качестве самостоятельного продукта. Создание цифровой версии платформы планируется реализовать в 2025 году.

В ТГУ накоплен значительный опыт внедрения взаимно интегрированных систем промышленного класса и самостоятельно разрабатываемых цифровых решений для управления бизнес-процессами, программой развития, мониторинга и анализа показателей бизнес-процессов.

С 2010 г. в ТГУ начала формироваться единая IТ-инфраструктура с ядром – ERP-системой «Галактика-ВУЗ» для обеспечения изменений в системе управления учебным и иными процессами вуза. На конец 2019 г. на базе единой ERP-системы автоматизированы процессы управления университетом: бюджетирование; логистика; приемная комиссия; управление персоналом; расчет заработной платы; управление контингентом студентов; расчет стипендий; платежный календарь; платное обучение; бухгалтерский учет; расписание; материально- техническое обеспечение (закупки + бюджетирование); управление учебным процессом; управление успеваемостью.

В течение 2018–2019 гг. заложена основа для дальнейшего развития ключевой части IT- инфраструктуры, обеспечивающей цифровую трансформацию процессов университета – системы автоматизированного контроля процессов и их данных. После описания информационной модели данных учебного процесса и правил их целостности была разработана система онлайн-отчетов, позволяющая владельцам процессов в режиме реального времени обнаруживать нарушения этих правил и приводить данные в корректное состояние. По итогам анализа выделены основные проблемы, требующие трансформации процессов. В планах ближайших лет их реинжиниринг с применением самых современных технологий – BPMN, распознавание лиц, нейросети и интеллектуальные сервисы для организации консультаций.

В 2019 г. в ТГУ запущена в эксплуатацию система документооборота промышленного класса «1С:ДГУ» (вторая версия электронного документооборота), позволяющая настраивать маршруты и логику документационных процессов, контролировать их протекание, выявлять и устранять слабые места.

Дальнейшее развитие системы электронного документооборота связано с внедрением ЭЦП, включением блока по работе с договорными документами, созданием долговременного электронного архива документов с подтверждением подлинности, ведением версионности документов.

В 2019–2020 гг. в рамках долгосрочных партнерских связей с предприятиями IT-кластера Самарской области (ООО «Системы управления бизнесом», ООО «Паприка», группа компаний Altarix, ООО «Информационно-медицинский центр» и другие) проведен бизнес-анализ ряда ключевых процессов. В результате это позволило выработать единое понимание процесса цифровой трансформации, единый язык описания результатов и видение стратегии развития цифровых сервисов и IT-инфраструктуры для них.

Один из подходов к управлению программой развития – снятие ресурсных ограничений за счет создания консорциумов и партнерств или участия в уже созданных. Консорциумы создаются с учетом оценки недостающих ресурсов для реализации проектов и инициатив ТГУ и возможности получения синергетического эффекта и выгоды для всех участников консорциумов.

Для этого ТГУ разрабатывает и совершенствует схемы управления консорциумами и партнерствами в зависимости от типа, целей, задач, периода действия консорциума или партнерства и роли университета.

Основные типы консорциумов в соответствии с типологией, принятой в ТГУ: институциональные, продуктовые (инновационно-внедренческие), образовательные и научные, а также смешанного типа.

ТГУ является инициатором создания 7 действующих консорциумов, объединивших 75 организаций, в том числе администрацию г. о. Тольятти, 38 вузов, 4 научных партнера (включая 3 организации РАН), 24 индустриальных партнера (в том числе 2 медучреждения) и 8 инфраструктурных.

В том числе созданы институциональные консорциумы, направленные на устойчивое отраслевое и территориальное развитие, – Эколого-промышленный консорциум и Консорциум инноваций.

Созданы продуктовые/научные консорциумы «Новые технологии для магниевых сплавов», «Медицинская химия» и Консорциум по организации производства стержня для фиксации положения и формы трубчатых костей.

Активно развивается консорциум смешанного институционально-продуктового типа (дополнительно – образовательного типа) «Цифровые университеты»: на 31.12.2024 в него вошло 45 организаций, из них 32 образовательных учреждения, научный партнер – ассоциация «Университетский консорциум исследователей больших данных», 12 индустриальных партнеров. В 2024 г. к консорциуму присоединилось ФГБОУ ВО «Российский биотехнологический университет» («Росбиотех»), в стадии присоединения ФГАОУ ВО «Первый Московский государственный медицинский университет им. И.М. Сеченова».

Оформление двустороннего консорциума «АВТОВАЗ – ТГУ» со смешанным типом (институциональный/образовательный/инновационно-внедренческий) вывело на новый уровень взаимоотношения двух стратегических партнеров в части подготовки специалистов и выполнения НИОКР и инжиниринга в интересах автомобильной промышленности. Взаимодействие партнеров в рамках консорциума перешло в формат Передовой инженерной школы «ГибридТех», в которой АО «АВТОВАЗ» выступает в роли генерального партнера.

Для управления консорциумами разрабатываются организационные и финансовые модели, система документационного сопровождения и планирования, система учета вкладов, ресурсов и результатов участников консорциумов.

Для управления продуктовыми консорциумами в ТГУ разработана, внедрена и эксплуатируется цифровая платформа управления распределенными ресурсами центров компетенций (ЦК) в области исследований, испытаний, инноваций и инжиниринга «Проектива.ресурс» (Про.ресурс, ранее – ЦПРИ). В 2023–2024 гг. с учетом опыта эксплуатации и кардинально изменившихся требований Минцифры РФ к правилам включения программного обеспечения в реестр отечественного ПО с учетом безопасности его эксплуатации в условиях санкций разработана третья версия платформы.

Про.ресурс содержит всю необходимую информацию и документацию для принятия решений об участии в конкурсах. Реализована возможность быстрого поиска по системе, что упростило работу центра продаж ТГУ. В 2024 г. визуализированы данные о ресурсах из платформы на дашбордах: количество ЦК на платформе; общее количество сотрудников, компетенций, оборудования, ПО; количество верифицированной, неверифицированной и ожидающей верификации информации. Также в Про.ресурсе появилась возможность автоматически формировать ряд отчетов.

В 2025 г. Государственное автономное учреждение Самарской области «Центр инновационного развития и кластерных инициатив» – управляющая компания технопарка «Жигулевская долина» (около 300 резидентов) выразило готовность внедрить разработанные ТГУ цифровые платформы «Проектива.проект», «Проектива.ресурс», «Проектива.портфель» для ускорения вывода на рынок новых технологий и высокотехнологичных продуктов резидентов, в том числе за счет устранения ресурсных ограничений.

Эффективность системы управления университетом, и прежде всего развитием ТГУ, подтверждена высокими федеральными и международными наградами. ТГУ – дважды лауреат премии Правительства Российской Федерации в области качества (за 2009 и 2019 гг.), дипломант этой премии 2018 г. и обладатель спецприза премии СНГ в области качества за 2011 год.

Престижность победы в конкурсе 2019 г. по сравнению с 2009 годом существенно выросла в связи с тем, что в 2009 г. критерии премии Правительства РФ в области качества были синхронизированы с критериями Европейской премии по качеству – моделью делового совершенства Европейского фонда управления качеством (European Foundation for Quality Management – EFQM), а количество конкурсантов и пороговый уровень баллов, необходимых для победы, существенно возросли.

Соответственно выросла и оценка деятельности ТГУ экспертами конкурсных комиссий, демонстрируя устойчивую положительную динамику:

• за 2009 г. эксперты оценили достижения вуза и уровень системы менеджмента качества университета в 503 балла;
• за 2011 г., при получении спецприза премии СНГ, синхронизированной с премией правительства РФ, – в 536 баллов;
• за 2018 г., когда ТГУ стал дипломантом премии, – в 582 балла;
• за 2019 г. – в 709 баллов.

Такое количество баллов в 2019 г. позволяет университету претендовать на международную награду EFQM за совершенство EFQM Excellence Award – самую престижную европейскую награду за деловое совершенство организации. Команда экспертов премии Правительства РФ в области качества работала в ТГУ, и специалисты отметили положительную динамику по таким критериям, как «Лидерство», «Политика и стратегия в области качества», «Персонал», «Партнерство и ресурсы».

ТГУ также победитель крупнейшего в России конкурса профессионального управления проектной деятельностью «Проектный Олимп» Аналитического центра при Правительстве Российской Федерации в номинации, поддержанной Министерством науки и высшего образования РФ, «Управление проектами в системе высшего образования и науки» (за 2019 г.).

По результатам оценки деятельности опорных университетов (протокол заседания Совета по реализации программ развития опорных университетов […] от 21.12.2020 № ДА/2547-пр) по итоговой оценке баллов ТГУ вышел на четвертое место среди 33 опорных вузов. Оценивались показатели динамики развития (средний балл ЕГЭ, публикации ученых в рейтинговых научных журналах, объем НИОКР на 1 НПР и другие) и показатели внешних эффектов (например, трудоустройство выпускников и средства софинансирования).

Система управления проектной деятельностью позволяет генерировать проекты развития и нарабатывать лучшие практики во всех направлениях деятельности университета. Так, два года подряд (в 2023 и 2024 гг.) проекты ТГУ признаются лучшими практиками образовательных организаций высшего образования – участников программы стратегического академического лидерства «Приоритет-2030»:

• в 2023 г. в номинации «Практика управления человеческим капиталом» лучшим признан проект «Найм персонала на дистанционную работу в соответствии с главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» Трудового кодекса РФ. Использование юридически значимого электронного документооборота»;
• в 2024 г. в номинации «Лучшая практика образовательной политики» лучшим признан проект «Цифровая платформа студенческой проектной деятельности – “ПРОЕКТИВА”».